Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Field trong Word

Field (Trường văn bản) là một đối tượng được dùng làm MỘT VỊ TRÍ DÀNH SẴN CHO DỮ LIỆU có thể thay đổi trong văn bản. Field thường được ứng dụng để tạo ra các Form – Biểu mẫu, hoặc Mail Merge – Trộn thư.

Nếu bạn chưa hình dung ra MỘT VỊ TRÍ DÀNH SẴN CHO DỮ LIỆU là như thế nào thì bạn có thể đọc bài viết này để hình dung ra những gì mình đang muốn nói nhé:

Nhưng kể từ phiên bản Word 2010 trở về sau này thì bạn đã có thể chèn Field vào trong Word bằng các lệnh có sẵn, mà không cần phải nhập mã lệnh trực tiếp trong văn bản như trong các phiên bản cũ nữa.

#1. Các bước chèn Field vào văn bản Word

+ Bước 1: Bạn hãy đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn => chọn thẻ Insert => trong nhóm Text chọn su-dung-tinh-nang-field-trong-word (1) Explore Quick Parts => chọn Field …

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (2)

+ Bước 2: Hộp thoại Field xuất hiện như hình bên dưới, bây giờ bạn hãy:

  • Categories chọn vào chuyên mục cần thiết, ví dụ như Date and Time, Document Automation, Document Information, …
  • Field names: chọn vào trường cần chèn, ví dụ như Create Date, Date, EditTime, PrintDate, SaveDate, và Time là các trường thuộc chuyên mục Date and Time.

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (3)

+ Bước 3: Khai báo thuộc tính cho trường tại Field properties hoặc tùy chỉnh chức năng tại Field options => chọn OK.

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (4)

Chú ý:

  • Trường khác nhau sẽ có Field properties và Field options khác nhau nên mình không thể hướng dẫn chi tiết cho các bạn được. Trong quá trình sử dụng bạn chỉ cần làm thử vài lần là sẽ hiểu
  • Không phải trường nào cũng có đầy đủ Field properties và Field options. Có trường có cái này có trường có cái kia.
  • Trong trường hợp bạn xem mã trường thì bạn hãy chọn vào Field Codes.

#2. Cú pháp chung của Field code (Mã trường) trong Word

Field code (Mã trường) nằm giữa hai dấu ngoặc nhọn {}. Một cách dễ hiểu, bạn có thể hình dung mã trường là một công thức Excel và kết quả của trường chính là giá trị của công thức.

Cú pháp chung của mã trường là {FIELD NAME Properties   Optional switches}

  • FIELD NAME tên của trường.
  • Properties các thuộc tính của trường, các thuộc tính này thường là các khai báo định dạng
  • Optional switches khóa chuyển tùy chọn

Bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím tắt để thao tác nhanh với các trường:

  • Alt + F9 chuyển đổi giữa mã trường và kết quả của trường
  • Ctrl + F9 chèn trực tiếp mã trường vào văn bản

Chẳng hạn mình cần chèn thứ ngày tháng năm vào thì mình sẽ sử dụng trường CREATEDATE. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

+ Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn => sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (5)

+ Bước 2: Nhập mã trường CREATEDATE \@ "dddd, MMMM d, yyyy" => nhấn tổ hợp phím Alt + F9 ta sẽ thu được kết quả của trường như hình bên dưới.

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (6)

#3. Tùy chỉnh Field trong Word

Cách 1: Nháy chuột phải vào trường => chọn Edit Field … => hộp thoại Filed xuất hiện tùy chỉnh lại các thuộc tính và chức năng

Cách 2: Nếu trường đang hiển thị dạng kết quả thì bạn hãy nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để hiển thị dạng mã => tiến hành chỉnh sửa => nhấn tổ hợp phím Alt + F9 lần nữa để chuyển lại dạng hiển thị kết quả.

Đối với người mới không nên áp dụng Cách 2 vì phải nhớ khá nhiều cú pháp phức tạp.

#4. Cách hiển thị Shading của Field trong Word

Với các tùy chọn mặc định của nhà sản xuất thì trường và văn bản thông thường sẽ hiển thị giống nhau. Vì vậy mà chúng ta khó phân biết đâu là trường đâu nội dung của văn bản

Để dễ dàng phân biết chúng ta sẽ Shading để đánh dấu (tự động) các trường trong văn bản

+ Bước 1: Chọn thẻ File => chọn Options

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (7)

+ Bước 2: Hộp thoại Word Options xuất hiện => chọn Advanced => trong nhóm các tùy chọn Show document content tại tùy chọn Field shading: chọn Always => chọn OK.

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (8)

Kết quả minh họa, trường CREATEDATE đã tự động được Shading với màu xám..

su-dung-tinh-nang-field-trong-word (9)