Tìm hiểu về tính năng Form và các bước tạo Form trong Word

Trong Microsoft Word bạn có thể tạo Form (Biểu mẫu trong văn bản) để mọi người có thể điền thông tin theo yêu cầu của bạn.

Các trường hợp nên sử dụng Form là phiếu ghi danh, phiếu đăng ký, khảo sát, phiếu góp ý, mẫu thu thập thông tin cá nhân cơ bản, …Nói chung những thứ cần người khác điền thông tin vào đều có thể sử dụng Form.

Trong Form bạn có thể chèn các Content Control như: Rich Text, Plain Text, Picture, Building Block Gallery, Check Box, Combo Box, Repeating Section, Drop-Down List, Date Picker

Vậy Content Control là gì? Cách sử dụng Content Control như thế nào? Câu trả lời đã có ngay bên dưới cho bạn đây !

I. Các bước tạo Form cơ bản trong Word

  1. Hiện thẻ Developer
  2. Chèn, thiết lập thuộc tính và thêm mô tả cho các Content Control.

#1. Hiện tab Developer trong Word

+ Bước 1: Bạn mở Word ra, sau đó vào File => chọn Options

cac-buoc-tao-form-trong-word (1)

+ Bước 2: Trong hộp thoại Word Options => chọn Customize Ribbon => đánh dấu chọn tại Developer => chọn OK.

cac-buoc-tao-form-trong-word (2)

#2. Chèn, thiết lập thuộc tính và thêm mô tả cho Content Control

+ Bước 1: Khởi động Microsoft Word => chọn Blank document => tạo và định dạng theo yêu cầu. Biểu mẫu Lí lịch khoa học như bên dưới là một ví dụ.

cac-buoc-tao-form-trong-word (3)

+ Bước 2: Chèn các Content Control

Nháy chuột tại vị trí cần chèn => chọn thẻ Developer => trong nhóm Control bạn có thể chọn 1 trong 9 điều khiển nội dung được cung cấp sẵn.

cac-buoc-tao-form-trong-word (4)

Dưới đây là tên và công dụng của các điều khiển nội dung, tùy thuộc vào biểu mẫu mà chúng ta sẽ chọn lựa và sử dụng cho phù hợp:

  • Rich Text chèn hộp văn bản
  • Plain Text chèn hộp văn bản có định dạng thuần túy
  • Picture chèn điền khiển hình ảnh
  • Building Block Gallery chèn thư viện các khối được xây dựng sẵn như AutoText, Equations, Quick Parts, Tables
  • Check Box chèn hộp kiểm
  • Combo Box chèn hộp danh sách
  • Repeating Section
  • Drop-Down List chèn hộp danh sách thả xuống
  • Date Picker chèn ngày tháng năm…

cac-buoc-tao-form-trong-word (5)

+ Bước 3: Thiết lập thuộc tính cho các Content Control

Bước 3.1: Bạn hãy chọn vào điều khiển nội dụng cần thiết lập thuộc tính.

Bước 3. 2: Chọn vào Properties trong nhóm Controls trong thẻ Developer..

cac-buoc-tao-form-trong-word (6)

Mỗi điều kiển nội dung sẽ có các thuộc tính khác nhau nên việc thiết lập cũng sẽ khác nhau. Để thuận tiện cho việc hướng dẫn mình tạm thời chia chúng thành 5 nhóm..

Nhóm 1: Rich Text, Plain Text và Picture

cac-buoc-tao-form-trong-word (7)

  • Title nhập tiêu đề.
  • Color màu cho biểu mẫu (không phải cho nội dung bên trong).

Nhóm 2: Building Block Gallery

cac-buoc-tao-form-trong-word (8)

Gallery cung cấp cho chúng ta các như AutoText (Văn bản tự động), Equations (Công thức Toán học), Quick PartsTables (Bảng)…

Nhóm 3: Check Box

cac-buoc-tao-form-trong-word (9)

Chọn vào Change … để thay đổi kí hiệu đánh dấu chọn hoặc không đánh dấu chọn. Khi chọn vào thì hộp thoại Symbol sẽ xuất hiện, khi đó bạn chỉ cần chọn kì hiệu thích hợp rồi chọn OK

Nhóm 4: Combo Box, Drop-Down List

cac-buoc-tao-form-trong-word (10)

Chọn vào Add … để thêm các lựa chọn. Có n lựa chọn thì sẽ chọn Add … n lần.

Nhóm 5: Date Picker

Locale bạn chọn là Vietnamese để hiển thị tiếng Việt và định dạng theo cách sử dụng của người Việt. Ngày tháng năm chứ không phải là tháng ngày năm

cac-buoc-tao-form-trong-word (11)

+ Bước 4: Thêm mô tả cho Content Control

Việc thêm mô tả sẽ giúp cho người dùng biết và khai báo chính xác đối với từng đối tượng điều khiển trong biểu mẫu

Bước 4.1. Chọn vào Design Mode trong nhóm Controls trong thẻ Developer.

cac-buoc-tao-form-trong-word (12)

Bước 4.2. Lần lượt chọn các điều khiển nội dung rồi nhập mô tả..

cac-buoc-tao-form-trong-word (13)

Bước 4.3. Thực hiện lại Bước 4.1

cac-buoc-tao-form-trong-word (14)

+ Bước 5: Lưu Form này dưới dạng một Template

Chọn thẻ File => chọn Save. Hộp thoại Save As xuất hiện khi đó bạn hãy thực hiện lưu như bình thường nhưng nhớ chọn Save as type:  là Word Template (*.dotx).

cac-buoc-tao-form-trong-word (15)

Form đã hoàn thành, hiện tại bạn đã có thể sử dụng nó. Cách đơn giản nhất là gửi nó cho những người cần lấy thông tin

Họ chỉ cần mở tệp tin *.dotx, lúc bấy giờ tệp tin *.docx sẽ tự động được tạo. Tiến hành điền thông tin theo biểu mẫu yêu cầu là coi như xong…